Politique relative à l'absence des étudiant.e.s aux examens

Cette page détaille la politique en matière de reprise d'examen et d’évaluation. À noter que cette politique ne concerne que les cours pris en charge par le Département des sciences de la Terre et de l’atmosphère : PHY, SCA, SCT, STA. Pour tout autre cours, vous devez vous adresser au département concerné.

L’autorisation de reprendre un examen en cas d’absence n’est pas un droit mais un privilège et est offert uniquement dans des situations exceptionnelles.  Pour obtenir un tel privilège, l’étudiant.e doit avoir des motifs sérieux et bien justifiés.

PRINCIPES

En cas d’une absence à un examen ou à une évaluation obligatoire, l’étudiant.e peut généralement bénéficier d’une reprise lorsque les conditions suivantes sont réunies :

  1. le motif d’absence est suffisamment sérieux;
  2. le motif d’absence est bien justifié;
  3. la préparation d’un examen ou évaluation de reprise demande un effort raisonnable à l’enseignant.e.

Exemples de motifs d’absence pouvant être acceptés :

  • Hospitalisation ou maladie empêchant l’étudiant.e d’être présent.e à l’examen
  • Décès d’un membre de la famille immédiate (ex : parent, fratrie, enfant, conjoint.e)
  • Accident grave
  • Convocation par un tribunal
  • Motifs religieux

Dans tous les cas, des pièces justificatives officielles seront exigées, par exemple :

  • Certificat médical signé par le médecin traitant, qui doit indiquer sur le billet que l’étudiant.e n’est pas en mesure d’effectuer son examen, ainsi que les dates d’invalidité.
  • Copie du certificat de décès (cas de décès d’un proche)
  • Lettre de la Cour (cas de participation à un jury ou d’autre convocation par un tribunal)
  • Lettre du responsable de la communauté religieuse

Exemples de motifs d’absence non acceptés :

  • Conflit d’horaire de l’examen. L’étudiant.e a la responsabilité de choisir des cours sans conflit d’horaire, incluant les périodes d’examen
  • Plusieurs examens le même jour
  • Rendez-vous personnels ou professionnels
  • Voyage
  • Ne pas être prêt pour faire un examen

Demandes fréquentes

Lorsqu’un.e étudiant.e présente un nombre anormalement élevé de demandes de reprise, il ou elle peut être invité.e à s’expliquer et à fournir des pièces justificatives additionnelles. Les demandes de reprise jugées abusives sont refusées.

Procédure pour présenter une demande de reprise d’examen

Si le motif d’absence est prévisible (p.ex. convocation par un tribunal), l’étudiant.e doit prévenir son enseignant.e par courriel au minimum 24 heures avant l’évaluation ET soumettre sa demande dans les 5 jours ouvrables suivants sa connaissance de son empêchement.

Si le motif d’absence est imprévisible (p.ex. maladie, accident), l’étudiant.e doit prévenir son enseignant.e par courriel le plus rapidement possible ET soumettre sa demande au plus tard 5 jours ouvrables après l’examen. 

L’étudiant.e doit remplir le Formulaire de demande de reprise  et y annexer obligatoirement les pièces justificatives requises.

ETUDE DES DEMANDES DE REPRISE D’EXAMEN

Une fois votre demande déposée, elle sera traitée par le Département :

  1. Confirmation de la réception de votre demande de reprise.  
  2. Évaluation du motif d’absence par le Département. Toute demande incomplète sera automatiquement refusée.
  3. Évaluation de la pertinence de reprise par l’enseignant.e.  Par exemple, l’enseignant.e peut refuser de préparer une reprise si l’étudiant.e est en situation d’échec dans le cours et quel que soit le résultat de l’examen à reprendre, la reprise est jugée non pertinente.
  4. Détermination d’une date de reprise par l’enseignant.e à l’intérieur d’un délai maximal de 10 jours ouvrables.  La date de reprise est non négociable et aucune reprise d’une évaluation différée n’est possible.
  5. Reprise de l’examen.  En cas d’absence à une reprise à la date déterminée, un échec automatique sera automatiquement attribué à l’étudiant.e.

Dans tous les cas, le formulaire électronique complet sera conservé par le Département et une version papier sera jointe à son dossier. Chaque demande sera également enregistrée dans une banque de données.

Département des sciences de la Terre et de l’atmosphère

Le Département des sciences de la Terre et de l’atmosphère offre 12 programmes répartis entre les sciences de la Terre et les sciences de l’atmosphère. Nos formations comprennent des stages, laboratoires, simulations par ordinateurs ou sorties sur le terrain pour que les étudiants développent les compétences professionnelles qui les aideront à intégrer le marché du travail.

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